Die rasanten Fortschritte im Bereich der Künstlichen Intelligenz (KI) verändern nicht nur unseren Alltag, sondern auch die Arbeitswelt. Besonders im Facility Management (FM) und Corporate Real Estate Management (CREM) eröffnen sich faszinierende Möglichkeiten, von der Effizienzsteigerung bis hin zur Entwicklung innovativer Ansätze.

Doch nicht alles lässt sich automatisieren: Wann ist KI der Star der Show, und wann braucht es das Gespür und die Erfahrung eines Spezialisten? Ein genauer Blick auf Chancen und Grenzen zeigt, wo die Technologie brilliert und wo man Vorsicht walten lassen sollte.

Was KI im FM und CREM leisten kann

Stellen Sie sich vor, monotone Routineaufgaben könnten größtenteils automatisiert ablaufen, ohne dass Sie übermäßig viel Zeit investieren müssen. KI macht genau das möglich – zum Beispiel im Rechnungswesen. Automatisierte Rechnungsworkflows analysieren mithilfe von Texterkennung (OCR) Dokumente, lesen Beträge oder Zahlungsziele aus und prüfen sie gegen Vorgaben. Das spart nicht nur wertvolle Zeit, sondern reduziert auch Fehlerquellen. Am Ende bleibt der Mensch natürlich trotzdem das entscheidende Bindeglied: Er prüft die Ergebnisse, gibt die Rechnung frei und nimmt bei Bedarf Anpassungen vor.

Ebenso revolutionieren intelligente Ticket-Systeme die Bearbeitung von Anfragen. Ein Mitarbeiter meldet beispielsweise ein defektes Licht im Büro. Statt Formulare oder Masken im FM-System manuell auszufüllen, beschreibt er das Problem in einer kurzen Nachricht wie: „Lampe im Konferenzraum kaputt.“ Ein KI-gestütztes Ticketing-System versteht diese Eingabe, erkennt automatisch den Standort und das Anliegen, erstellt ein Ticket und leitet es direkt an den zuständigen Techniker weiter. Das spart Zeit, vermeidet Missverständnisse und sorgt für eine schnelle Problemlösung – und erspart dem Mitarbeiter die Frustration, sich durch endlose Drop- Down-Listen klicken zu müssen.

KI-gestützte Systeme können jedoch noch mehr. Sie sind wie digitale Assistenten, die Wartungsprozesse erklären, auf relevante Dokumente verweisen und Antworten auf drängende Fragen liefern. Auch bei der Optimierung von Flächen und Ressourcen spielt KI ihre Stärken aus, zum Beispiel bei der Senkung des Energieverbrauchs oder der effizienten Arbeitsplatzverwaltung (New Work).

Grenzen und Risiken der KI

Natürlich ist nicht alles Gold, was glänzt – und nicht überall, wo KI draufsteht, ist auch KI drin. Oft werden bereits einfache Statistik oder klassische Algorithmen als „KI“ vermarktet, was zu falschen Erwartungen führt. Der RealFM e.V. setzt hier an und bietet Orientierung durch fundierte Aufklärung und praxisnahe Informationen. Mit Workshops und Leitfäden helfen wir unseren Mitgliedern, echte KI von Marketingversprechen zu unterscheiden und so Fehlinvestitionen zu vermeiden.

Darüber hinaus basiert KI auf probabilistischen Modellen. Das bedeutet: Antworten auf Nutzer-Fragen sind nicht immer nachvollziehbar, fehlerfrei oder sogar jedes Mal gleich. In kritischen Bereichen, wie Sicherheitsfragen oder Budgetentscheidungen, kann dies problematisch werden. Deshalb plädieren wir als RealFM e.V. für die Schulung und Sensibilisierung von Entscheidungsträgern und Mitarbeitern, um KI-Ergebnisse kritisch zu bewerten und durch menschliche Expertise zu ergänzen. Auch die Kosten sind eine Herausforderung. Hochentwickelte KI-Systeme erfordern teure Hardware, spezialisierte Software und gut ausgebildetes Personal. Gerade kleine und mittelständische Unternehmen müssen genau abwägen, ob die Investitionen in Relation zum Nutzen stehen. Als RealFM e.V. bieten wir hier Best-Practice-Beispiele, die zeigen, wie KI effizient und kostengünstig integriert werden kann. Aus der Erfahrung wissen wir nämlich, dass für viele technische Anwendungsfälle große KI-Modelle gar nicht notwendig sind. Hier reichen kleinere Sprachmodelle oft vollkommen aus, die eine niedrigere Rechenleistung benötigen und die in der eigenen IT-Umgebung auf unternehmensinternen Servern lauffähig sind. So wird auch der Schutz sensibler Unternehmensdaten gewährleistet, da die Daten samt KI-Lösung das Unternehmen nicht verlassen müssen. In bestimmten Anwendungsfällen haben wir wiederum die Erfahrung gemacht, dass auch mathematische Methoden zur Lösung der jeweiligen Herausforderung in Frage kommen. Die Lösung für ein Problem erfordert also nicht immer zwingend ein KI-Modell.

Zudem müssen Unternehmen gezieltes Change-Management betreiben, um die Ängste der Mitarbeiter vor KI und den damit vermeintlich verbundenen Jobverlusten zu adressieren. Eine transparente Kommunikation und entsprechende Schulungen sind daher notwendig, um Mitarbeiter für die Möglichkeiten von KI-Lösungen zu begeistern und zur Weiterbildung in dem Bereich zu animieren.

Fazit

KI ist ein Gamechanger für FM und CREM. Doch der Erfolg hängt davon ab, wie gut Unternehmen ihre Strategien anpassen und ihre Mitarbeiter in den Wandel einbinden.

Der RealFM e.V. sieht es als seine Mission, Mitglieder auf diesem Weg zu begleiten. Mit praxisnahen Leitfäden, Best-Practice-Beispielen und Schulungen versorgen wir als Verband den Markt mit fundierten Informationen – und das selbstverständlich vollkommen Hersteller- und Anbieter-Neutral. So versetzen wir unsere Mitglieder in die Lage, selbst zu entscheiden, wie und wann sie KI sicher und produktiv in ihre Prozesse erfolgreich integrieren. Denn nur so kann diese Technologie ihren vollen Nutzen entfalten und die Branche nachhaltig transformieren.

Kategorien: News